外贸卖家发送电子邮件的基本准则

外贸卖家电子邮件发送的基本规则

外贸卖家在搜索客户的电子邮件时，经常会遇到因发送开发信而被屏蔽并封掉几个邮箱的情况，从而得不偿失。为了避免这种情况，本文将向大家介绍一些电子邮件发送的基本规则。

一、电子邮件发送过程

在其生命周期中，一封电子邮件应至少通过四台计算机（或其他登录设备），如a@163.com向b@sina.com发送一封电子邮件XY，发送端计算机用a@163.com的电子邮件账户向163电子邮件服务器B发送电子邮件，然后将163电子邮件服务器B向sina电子邮件服务器C发送电子邮件XY。

二、为何会被判定为垃圾信息

1、任何一个电子邮件每天都会受到一定数量的峰值限制（例如163.com免费、VIP或昂贵企业邮箱都会受到此类限制），如果每天的发送量已超出此上限，则无法再正常发出。

2、如果在短时间内不断向B发送相同或相似的主题和内容的电子邮件，很容易违背了反垃圾信息的相关规则而导致无法正常发出。

3、如果大量电子邮件地址过期或无效，B将收到大量C退信，此时收信方会高度怀疑是否是真实信息；如果A再次使用此帐户向B发送电子邮件，很容易进入垃圾信箱。

4、如果@163.com经常被接收端举报，该帐户将很容易封闭、屏蔽并报废。

三、注意事项

卖家想要避免出现上述情况，要理解并注意遵守世界各地的电子邮件发送相关的相关规则；尽量避免使用太多过期或无效的地址、不要使用相似主旨或内容来连续性地向同一位客户发送太多信息。 上述是外贸卖家注意避免因开发信而密封、屏蔽或者封杀帐户所必要遵循的一些原则。

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常见问答(FQAS)

电子邮件标题应简短明了,明确易读,最好能简要概括邮件主题内容。标题不宜过长也不宜过于简略。

内容中应包含订单或业务详情,联系方式,后续处理流程等客户关心的重要信息。语言表述应明确易懂,避免歧义。

适当添加图表或产品图片可以帮助客户更直观理解业务,但图片不宜过多以免影响邮件体积过大。文字描述仍是主体。

签名部分最好包含公司名称、发送人姓名和联系方式(电话或微信),以便客户有任何疑问能及时反馈。

对重要或涉及后续处理业务的邮件,2-3天内可发送简要跟进邮件,了解客户是否已处理,是否有新的问题,以保持跟进态势。