一篇文章告诉你商标档案收集与整理对企业有多重要

在商标维权与管理工作中，赛贝小编发现部分企业由于不重视商标档案管理，出现了一系列问题。有的企业不注意保管与商标有关的各类证书文件，想申报绿色食品等相关认证时，因找不到商标注册证，无法办理申报手续。还有部分企业不注意保管商标使用的证明材料，不重视收集保管企业产品的包装、装潢设计图样，印刷、使用等相关资料，不重视收集保存与企业有关的广告、宣传报道，想维权时才发现证据不足。

企业应指定专人专职或兼职管理商标档案，分门别类收集整理商标档案文件，重点保管好以下档案。

1、商标证件档案

收集商标注册证、核准续展注册证明等文件。商标注册事项涉及变更的，既要收集变更商标注册证明，又要收集相关变更的法律文书。商标是受让取得的，要保存转让证明;

2、商标使用档案

收集企业使用商标的产品包装、装潢设计稿，设计费用支付凭证;收集与印刷企业签订的包装、装潢印刷合同、支付票据复印件;收集产品使用包装、装潢样张及实物照片。如果企业开辟新市场，要注意保存第一次销售的证明。企业销售票据上的货物名称等项目应尽可能标明商标名称，有必要时可复制销售票据。对企业参加的会展活动，应采用拍照、摄像等方式保存相关资料。如果许可他人使用注册商标，要签订书面合同，及时将合同副本报送商标局备案，并收集归档;

3、商标广告档案

出现企业商标的报纸、电视、户外广告，要及时收集归档。发布广告的合同、刊登广告的报纸原件、影像资料及户外广告照片，要按时间顺序整理归档，还要注意复制相关广告费用支付的票据;

4、商标宣传档案

报纸、电视台等相关媒体对企业进行的宣传报道，应按照时间顺序整理成册，影像资料应刻录为光盘保存;

5、商标荣誉档案

企业要收集自己获得的荣誉证书或表彰文件，牌匾可拍成照片归档;

6、商标保护档案

商标在申请注册过程中，如果经历异议或争议程序，要收集归档相关异议、争议的裁定书。

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常见问答(FQAS)

商标档案是指企业对自创商标进行专利登记并备案的相关文件资料。它可以帮助企业追踪和维护商标的所有权,阻止假冒品牌,保护商业投资。

收集和整理商标档案有以下好处:

1. 协助企业判断产品商标是否可行性高,避免重复;

2. 具有法律依据,可以为企业守护商业权益提供证据;

3. 方便企业按类别管理商标资产,提高商标资产利用率;

4. 有利于企业在扩大规模或转型升级时灵活使用商标资产。

主要方式如下:

1. 设置详尽的商标分类与编号规则;

2. 收集各类商标申请与登记证明文件;

3. 构建电子档案系统分类保存相关文件;

4. 建立商标资产评估管理机制,定期检查商标状况。