外贸商业信函写作的专业原则

专业原则，其中包含了你对客户的了解，即前面的第一个原则。另外还有几个问题需要注意：

信函的组织。销售信函一般包括标题、称呼、引言、正文和结尾。其中标题要和客户的业务相关，但不能是类似于“Sell xxx”这样的让人感觉是垃圾邮件的标题。可以写成类似于“May we help you optimize xxx sourcing?”“Free xxx report”，或者“To save 20% moneyon xxx, do you know xxx?”这样的标题就比“Sell xxx”要好得多。

称呼部分。不要写“Dear Sir/Madam”，这一看就是一个陌生供应商的来信，即使写成“Dear Sourcing Manager”也比“Dear Sir/Madam”强。当然，能够事先知道联系人的姓名更好。

在引言部分介绍完推荐人后，对标题做出简短解释。有时标题不一定能让人完全明白文中的主旨，所以可以在大标题下，用三到四个句子来说明信息的重要性。紧跟标题的精彩解释，会让你的客户渴望读完整篇文章。

在正文部分，你要向读者不断发出这样的提问：什么样的商品或服务适合您？因为客户每天都会被户外的广告牌、广播电视中的广告及直接的邮件狂轰滥炸，所有的广告都是为了销售产品。销售信函其实也是非常明显的销售，但是如果用询问的方式让客户不断回答他们的需求问题，会让他们感到处于主动的位置，有受到尊重的感觉。所以，要使你的信读起来让人感觉是为了提供帮助，而不是一味地卖东西，这样你的信就显得十分突出了。你应该知道，有些客户不纯粹是为了购买产品或服务而购买，而是希望从购买过程中在物质和精神上得到满足。这就是两种销售方式之间巨大的差别。

结尾应建议客户立即采取行动。比如留给客户一个网址，鼓励客户到这个网站上了解更多的信息或者下载某些免费资料。如果你希望他们与你联系或者回复你，你要在信中提醒他们并且提供你的电话号码或其他联系方式。

外贸商业信函写作的专业原则 常见问答(FQAS)

外贸商业信函应该使用正式、简洁、准确的语言,体现专业水平。注意语句通顺,段落结构清晰,突出关键信息,避免使用过于口语化或俚语的表达。

商业信函通常包括:标题、开头部分(问候语和说明目的)、主体部分(阐述细节)、结尾部分(致意语和联系方式)。各部分内容应该层次清晰,逻辑通顺,便于对方理解和操作。

在用词方面,应该采用正式、中性的语言,避免使用夸张或极端词语,注意语气适中,体现诚恳、友好的态度。同时选择简单、通用的词汇,减少专业术语或缩写,便于对方理解。

在礼节方面,应该体现尊重、友好的态度,使用恰当的问候语和结尾语。同时留意对方的称呼,使用正式的称呼方式,体现专业性。注意信函格式的规范性,体现良好的商业形象。

提高回复率需要注意:问题描述清晰、诉求明确,对方感兴趣;内容简练,重点突出;语气诚恳,体现互利互惠;及时回复,展现专业高效。同时可以适当使用图表、附件等,增加信函的吸引力。

（本文内容根据网络资料整理和来自用户投稿，出于传递更多信息之目的，不代表本站其观点和立场。本站不具备任何原创保护和所有权，也不对其真实性、可靠性承担任何法律责任，特此声明！）