优雅地处理外贸人的信邮件开发中的"硬退"和"软退"问题

外贸开发信邮件中的硬退与软退

一、什么是硬反弹和软反弹？

硬性的反对是永久性的错误，而软性反弹则是暂时的错误。硬性回弹表示电子邮件地址不存在，软性回弹则表示收件人面临暂时性问题。

二、硬反弹可能出现的原因

1. 该电子邮件地址已被删除或放弃；

2. 错误或人为错误导致的永久性问题；

3. 恶意竞争者加入假电子邮件地址；

4. 没有采用双选择机制。

三、软反弹可能出现的原因

1. 收件箱已满；

2. 电子邮件服务器暂时关闭；

3. 电子邮件消息体太大。

四、如何应对硬退与软退？

1. 如果出现硬性回弹，应立即将其删除并提出半个月一次的电子邮件信息确认工作；

2. 如果出现软性回弹，应多次向客户发送信息并提醒他们清理收件箱；

3. 若电子邮件软性回弹出现过多，应将其当作是永久性问题并将其删除。

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常见问答(FQAS)

对于外贸人发送的信息有误导或含有非法内容时,可以使用\"硬退\"直接拒绝该邮件。但如果信息形式存在问题而内容本身无误,比如格式不规范等,可以使用\"软退\"告知问题所在,给与第三次机会改正。选择退信方式应看情况具体分析。

一个完美的软退回复应包括以下要点:

1. 尊重和感谢外贸人的信息;

2. 明确指出信息存在的问题,如格式、内容组织等问题具体表述;

3. 给予改正建议和期限,如一周内按要求修改后再次提交;

4. 重申如果修改后信息合乎要求将予以回复和进一步沟通。

根据修改内容情况不同,信息修改后不代表一定会有回复。如果修改稍加修饰而问题依旧存在,也可以继续给予软退。但如果修改认真完全按要求改正,则应给予进一步回复,以给予外贸人最高尊重。