解决外贸人员发送开发信邮件的硬退和软退

外贸人开发信邮件的硬退和软退问题

一、什么是硬退和软退

硬退和软退也称为"硬反弹"，是指电子邮件无法发送到电子邮件地址时的反弹。硬性反弹表示该电子邮件地址不存在，而软性反弹表示该电子邮件存在暂时的问题。

二、硬性反弹的原因

1. 该电邮已经删除：或许是一位高管从公司离职，后者删除了他的邮箱；或许是美术指导把Hotmail地址删掉了，因为他收到太多垃圾邮件。

2. 电邮永远不存在：这通常是由于人为或者误录入的原因导致。此外，很少有恶意竞争者会在你的邮件列表中加入假邮件和垃圾邮件的陷阱。

三、硬性反弹的危害

硬性反弹会对你的电子邮件活动带来很多危害：名单中应该立即删除这些信息；提出半个月一次的信息确认工作；找到无效的电子邮件地址并将其删去。

四、 软性反弹原因

软性反弹往往是因为收件人遇到了暂时性问题而导致的：如“收件箱已满”、“电子邮件服务器暂时关闭”、“信息太大”。

五、 如何解决软性反弹

如遇软性反弹，不能立即再次发送信息。应该采取一定的等待期，直到遇到问题的服务器得到修复。此外，应尽量减少文件大小，避免将大量图片或者视频文件添加进去。

总之，出现外贸人开发信中的硬退和软退问题时，应根据上述内容采取相应对应方法来解决问题。

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常见问答(FQAS)

硬退指邮件被发送方的 mail server 拒收,因为邮件过大或与发送方服务器之间通讯发生问题等原因。软退指邮件被发送成功,但接收方未成功收到,可能是消息被视为垃圾邮件或邮件在接收方客户端出现问题等原因。

一是减小每封邮件的大小,如压缩附件;二是优化邮件内容格式,避免过多元素影响正常显示;三是尽量选择业务高峰期外的时间发送,避免网络拥堵;四是与接收方确认邮件设置,确保邮件能正常接收。

首先与接收方联系,确认是否成功收到邮件;其次检查邮件设置,是否有误导致无法接收;如果接收方确认没有收到,可以重新发送邮件或通过其他通道(如短消息)重发邮件内容;同时与邮件服务商核实是否有相关技术问题,是否可以协助解决。

注意邮件标题和内容格式打包是否合规,避免被识别为垃圾邮件;邮件内容表述是否清晰明了,附件是否过大影响阅读;选择业务低峰周末或非工作时段进行发送,避免造成网络拥堵;与公司邮件服务器提供商沟通,获取技术支撑优化发送参数等。