外贸出口企业各种单证备案管理方法

1.自2009年4月1日起，出口企业申报出口货物退（免）税后，一律按照《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（国税发[2005]199号）第二条规定的第二种方式进行单证备案，即在《出口货物备案单证目录》的“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点即可，不再按照第二条规定的第一种方式进行单证备案，不必将备案单证统一编号装订成册。

2.国税发[2005]199号第四条自2009年4月1日起停止执行，税务机关在出口企业申报出口货物退（免）税时不再要求其提供备案单证。税务机关可在退税审核发现疑点以及退税评估、退税日常检查时，向出口企业调取备案单证进行检查。

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常见问答(FQAS)

外贸企业出口单证一般需要备案管理的包括:进出口报关文件、海关报关信息、结汇文件、发票、装运单等。外贸企业可以将各种出口单证以年月日为单位进行归类备案,并定期对比相关单证间的信息是否一致。此外,还可以将单证数字化后进行归档管理,方便日后查询。

备案管理过程中需要注意以下问题:1. 单证信息如品名、规格、数量等是否一致;2. 与交易对方签署的合同信息是否一致;3. 海关报关信息是否准确;4. 结汇已否按时办理;5. 船运状况是否如期。同时还要定期整理并归档已办结的单证,以防遗漏。

如果单证信息出现不一致之处,首先需要与交易合作方反馈情况进行核对,查明原因。一般情况下,如数量、单价等细节差异可以通过补充备注加以说明。严重不一致如品名、订单号等需要及时向合作方方求证,一并提供相关单证作为佐证,以免给后续交易造成不便。同时也需要检讨内部备案流程是否存在问题,以防类似情况再次发生。