出口货物电子数据类单证如何进行备案？

出口卖家应当在申报出口退税(免税)后15日内，将所申报免税或者退税货物的单证，按照申报退税(免税)的出口货物顺序，填写《出口货物备案文件目录》，注明备案文件的存放地点，供主管税务机关核实。

然而，在实际出口业务中，一些出口卖家没有签订书面购销合同，而是签订了口头合同和电子合同。在这种情况下，如何进行单证备案呢？

出口卖家备案的单证为电子数据或无纸化，可采用以下两种方式之一备案：

1、出口卖家未签订书面销售合同，签订电子合同、口头合同等无纸化合同，符合中国合同法规定的，出口卖家打印电子合同，口头合同由出口卖家经理书面记录口头合同内容，签署声明记录内容与事实一致，加盖卖家公章备案。

对于其他文件的备案，如国家有关行政部门采取无纸化管理措施，使出口卖家无法获得纸质文件或卖家自制电子文件，出口卖家可以将相关电子数据打印成纸质文件，加盖卖家公章，签字打印文件与原电子数据一致。

2、除口头合同外，对于出口卖家订立的电子采购销售合同，国家有关行政部门采用无纸化管理文件和卖家自制电子文件等，出口卖家可以提出书面申请，经主管税务机关批准，可以使用电子文件记录管理，即以电子数据的形式记录相关文件。

出口卖家应当确保电子文件记录的真实性，定期备份相关电子数据。税务机关按照规定取得记录文件时，应当按照税务机关的要求，如实提供电子数据或者打印并加盖卖家公章的纸质文件。

因此，外贸卖家要注意：即使是口头合同也要按规定及时备案，以免影响后续退税。

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常见问答(FQAS)

出口货物电子数据类单证应结合具体货物类型以及出口地区相关法规和政策进行备案。常见类型有出口商品货物身份声明书、出口产品原产地证明书、造纸数据记录单等。可以通过相关海关网站进行在线备案申报,或 prints出备案申请表并寄送或传真到海关部门。

数据类出口单证备案材料通常需要提供:申报书一份;企业法人代表身份证复印件;单证样式一份以实现确认;单证事先使用情况说明;企业营业执照复印件。个别材料可能视具体单证和产品类型有所不同,应结合海关相关要求准备完整材料。

数据类出口单证备案通过率一般较高,除非单证格式与内容存在重大问题或企业材料不完整,否则海关部门会在一周内完成审核批准。但也不排除个别行业或地区备案工作量大导致审核周期较长的情况,建议提前安排申报以防延误出口计划。