仔细检查外贸邮件附件的细节

外贸邮件附件注意细节

一、需要附件的情况

1. 图片文件

2. 报价单

3. 测试报告

4. 相关图稿

5. 产品的技术参数

6. 多产品类比

二、重要性

邮件里没法简单说明的问题需要用附件补充，而且运气好的，也许发送以后很快就发现，再跟进一封邮件补上附件。但是不太仔细的，直到客户回复“附件呢？”这会引起客户对自身工作专业性进行考量。所以在每封邮件发送之前，自己一定要通读一下，看看是否通顺简洁、没有歧义。还要检查是否有遗忘加入附件。

三、大小控制

附件的大小是需要严格控制的。如果不是用来做设计稿或者打印版确认，不应该使用太大的文件。很多业务员给客户做报价单，总是将刚才拍好的图片直接插入excel中，结果导致文件极其庞大，不但浪费发送人的时间，而且客户也很难收拾。为了避免出现此情况，在制作报价单时应该优先用photoshop处理图片信息：修整边界、调整图片大小、修正像素、图片压缩；这样能够使所有图片都显得整体有序、大小相同、尺寸一样，体现出专业化服务水平。

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常见问答(FQAS)

不是每一封邮件的附件都需要检查。对于可信来源的数据和报告,可以省略附件检查步骤。但是对于来自未知来源或可疑邮件,附件检查是必要的。

主要的附件检查步骤包括:查看附件类型并判断是否属于日常业务附件;使用杀软扫描检查是否包含病毒;在隔离环境下打开附件核实内容。如果附件来源或类型存在疑问,不要将其打开,以免引起安全问题。

是的,图片或视频附件也需要进行检查。一些木马程序可能会利用格式隐藏在图片或视频文件中,从而进入系统。所以对所有附件类型都需要仔细检查,以免漏掉潜在的安全问题。