仔细检查外贸邮件的附件

外贸邮件附件注意细节

一、英文电邮常用附件

1. 图片文件需要附件；

2. 报价单需要附件；

3. 测试报告需要附件；

4. 相关图稿需要附件；

5. 产品的技术参数需要附件；

6. 多产品类比更需要附件。

二、发送前检查是否遗忘了添加附件

明明在邮件里写了"Please find the pricelist in attachment"，但发送时却忘记添加实际的照片或者文档。运气好的，也许很快就发现，再跟进一封补充上相关的信息和文件，尽管不太好看但也不会有太大影响。但不太容易发现的话，到客户回复“有关文件没有发送”时才发现，会对客户对公司工作专业性造成影响。所以在发送前一定要认真通读一遍，看看是否有遗忘了添加相应的文件。

三、保持文件大小合理

当制作相应的文件报告时，也不能忘记大小问题。如果是用来做设计稿或者印刷稿确认时才使用大文件，否则尽量保证文件大小合理，很多业务员会顺手把刚拍好的照片直接插入excel中，耗费无数时间还会造成文件极大。所以在使用图片时要先用photoshop压缩处理好图片大小、像素、修边等问题，再将其放进excel中。这样能够减少无故耗费的流量和时间。

四、总之

外贸工作中的电子邮件沟通中使用了很多附件，想要表达出正确的信息、呈上客户有效信息也是一个很重要的部分。在发送之前一定要注意保证信上内容准确、容易理解且不遗忘有关文件没有加入；在此同时注意文章大小问题，减少浪费彼此时间。

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常见问答(FQAS)

是的,建议对每一个收到的外贸邮件附件都进行检查,以确保信息安全。但对某些常见文件类型,如图片、文档等,您也可以略过检查。

您可以使用反病毒软件进行检查,看附件是否被检出病毒。同时查看附件文件名是否正常,不要随意打开不明附件。您也可以在不打开情况下查看附件文件信息,如文件类型、大小等,以判断附件是否异常。

是的,您也应检查自己发送的外贸邮件附件,以防附件在传输过程中被破解或修改。通过反病毒软件查看自己附件是否安全也是一个不错的习惯。

如果检查发现附件异常,您可以及时用邮件或电话方式告知外贸伙伴,描述问题并要求重新发送正确附件。同时您也可以利用这次经历提醒对方加强信息安全管理。如果附件检查无异常,则无需特别反馈。