为外贸卖家出差定制有效的自动回复策略

出差设置自动回复

一、重要性

往往在出差期间，不能及时处理邮件，甚至有可能一次性查看几天的邮件。为了避免客户久等，或错过重要事项，设置自动回复非常有必要。

二、内容建议

1. 自动回复模板

2. 联系方式

3. 时间安排

4. 紧急情况处理方式

三、自动回复模板

Dear Sir or Madam ,

I'm not in the office from Jul. 14"to Aug. 1" ,and have limited time to check and reply e-mails in that period.

For any urgent issues，please contact my colleague Ms. Jenny Chow at+852- ×××- ×× × , and jennychow@ ×××. com.

Sorry for the inconvenience!

Best regards ,

Cindy Tsui

四、常用语句

1.Please contact with me directly as Tom is on annual leave these days.

2. I have limited time to check e-mails recently.

3. Please call my mobile for any top urgent issues.

4.I will be back on May 12t.

5. I have to reschedule my next trip to Osaka.

五、专业建议

专业的业务员会在出差或休假前，把自动回复邮件写好两份，保存起来。一份是interna，另一份是external。前者发给公司的同事，后者发给公司以外的人。邮件的侧重点可以有所不同。前者可以告诉同事，自己在何时何地不在公司，有重要问题可以联系谁；而外部邮件通常都比较正式，只涉及业务方面的问题，应固定几个联系人负责公司的对外联系，这样不会使客户感到很迷惑。

六、总结

希望上述内容对您有所帮助。

（本文内容根据网络资料整理和来自用户投稿，出于传递更多信息之目的，不代表本站其观点和立场。也不对其真实性、可靠性承担任何法律责任，特此声明！）

常见问答(FQAS)

出差期间,客户咨询的可能性很高,但我们无法24小时满足客户需求。设置自动回复可以告知客户我们目前不在岗位,并及时转接到其他同事,给客户带来更友好的服务体验。

自动回复应包含:出差开始和结束时间、联系方法(如手机号或同事名称)、感谢客户理解等。同时向客户保证我们会尽快回复,给客户安全和信心感。

可以考虑每天定时发送1-2次自动回复,便于客户了解我们的实时状况。但不宜频繁发送,免得影响客户正常工作。发送时间建议在工作日的上午和下午。

回复应以友好、负责任的语气表达,同时体现我们对客户需求的重视。不宜使用生硬正式的语言,可以加入一些感谢客户理解和期待合作的话。