如何为外贸卖家出差时设置有效的自动回复？

外贸卖家出差设置怎样的自动回复合适？

一、准备工作

1、提前做好出差的安排和联系人；

2、在出差前，把自动回复邮件写好两份，保存起来；

3、定义一些重要的内部或者外部联系人。

二、常用语句

1.Please contact with me directly as Tom is on annual leave these days.

2.I have limited time to check e-mails recently.

3.Please call my mobile for any top urgent issues.

4.I will be back on May 12th.

5.I have to reschedule my next trip to Osaka.

三、邮件模板

Dear Sir or Madam ,

I'm not in the office from Jul. 14"to Aug. 1" ,and have limited time to check and reply e-mails in that period.

For any urgent issues，please contact my colleague Ms. Jenny Chow at+852- ×××- ×× × , and jennychow@ ×××. com.

Sorry for the inconvenience!

Best regards ,

Cindy Tsui

四、出差期间注意事项

1、要随时关注公司的情况，并及时与同事或上级进行沟通；

2、定期检查邮件，处理重要事物；

3、尽量避免安排过多的会议或活动；

4、在出差期间尽量不要做不必要的决定或承诺。

五、结语

出差时间可能不容易收到邮件回复，为了避免客户久等，或者错过某些重要事项，需要在邮箱里设置好自动回复。根据不同情况可以使用不同的语句和内容来达到最佳效果。

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常见问答(FQAS)

可以每天定时给公司发送一条微信消息告知自己当天的行程安排,如市内出差、客户拜访地点等,以让公司知道你该日的大致位置。这对安全起到一定保障作用。

可以设置自动回复给客户的短信,表示自己现在正在出差,日期从XX至XX,无法及时回复,但每天定时检查消息,确保工作顺利进行。自动回复样例:感谢您的联络,我正在从XX日至XX日出差,暂时无法及时回复,但每天我会检查消息,如果有重要事宜请留言,出差结束后我将及时与您联系。

出差前为同事留下一份任务清单,明确日常工作范围和负责人,同时把一些重要工作交给他人代办,定期跟进,免得工作中断。出差期间可以设定一两个小时每天联络同事,解决问题和跟进任务进度。

在出差前告诉公司同事和上级负责人您当地的固定联系电话,以备不时之需。同时您也要留意公司可能的重要联络,保持手机开机状态。一旦有紧急情况,您可以主动联系公司相应人员作出响应。