保证外贸邮件准确性的注意事项

撰写外贸邮件要注意的细节

一、空格

1. 单词与单词间的空格：有许多容易被忽视的细节，英文当中的空格是其中一个重要的细节，单词与单词之间需要用空格隔开。

2. 标点后的空格：英文和中文不同，中文的电邮，标点后面可以直接跟下一个字，但是英文的标点使用的是半角符号，后面需要加上一个空格，再接下一个单词。

二、 空行

1. 段落间的空行：在传统的外贸函电里，要求段落之间留有两行空行；而在日常电邮往来时，慢慢改变成了段落之间留有一行空行。

2. 关键信息之间的空行：要在关键信息之间留有一行空行来强调这些重要内容。

三、标点

1. 标点后加一个字符：在使用标点时要特别注意，它后面必须加上一个字符才能够正常使用。

2. 没有书名号：在使用双引号时要注意不能使用书名号来代替双引号。

3. 灵活使用括号和逗号：当想要对信函做出补充说明或者进行解释时，可以尝试使用逗号和括号来增加信函内容。

4. 慎用感叹号：尽量不要过多地使用感叹号；如果过多使用感叹号会使客户感到不好意思或者以为你在对他大喊大叫或者对他进行质问。

总之，在外贸邮件中应该注意上述内容所列出的细节。希望能够帮助卖家更好地撰写外贸邮件。

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常见问答(FQAS)

在编写外贸邮件时,应对邮件中的各个方面如产品名称、价格、数量、要求等都进行仔细查询,确保内容的完整性和准确性。若有任何细节疏漏或错误,可能会造成误导或产生纠纷。

外贸邮件中的词汇应以国际通用的英语为主,避免使用地域性较强的词汇。同时在表达内容时语言应简明扼要,避免歧义。确保商业伙伴能正确理解你的意思。

外贸邮件应遵循国际通用的格式,包含标题、日期、收件人、发件人等基本信息。邮件内容采用清晰明了的结构进行表述,如产品简介、技术参数、价格 QUOTATION 等章节。这有利于读者快速理解邮件的要旨。

外贸邮件往来需要记录保存,如有新信息或问答需要及时答复。同时应对重要邮件进行归类备案,方便日后查询跟进。这有利于维护长期客户关系。