如何有效处理外贸客户的索赔问题?

如何回复外贸客户的索赔？

一、接受

1.直接接受型

I'm sorry for the defectives.We will afford all the claim charge.

对于产品的品质问题我非常抱歉。我方会承担所有赔款。

二、拒绝

2．委婉拒绝型

To be honest ,it is not our mistake to cause the claim. Please check the following issues :…

坦白说,不是我们的问题造成索赔。具体原因如下:……

三、拖延

3.暂时拖延型

Sorry to hear that the claim issue happened. We'll do the internal insestigation ,and give you reply soon.

很抱歉听到索赔的事情发生。我们会做内部调查，并尽快给您答复。

总结

不要在第一时间就过于爽快地答应客户的全部要求。不管己方有足够理由，还是毫无道理，都需要有一个迂回的时间作为缓冲，为接下去的谈判营造一些有利的条件。希望您能选择合适的方法来处理索赔。

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常见问答(FQAS)

你可以定期与客户联系,了解近期是否有任何问题产生,是否有任何索赔需求,也可以建议客户主动与你联系 wenn情况出现。同时你也可以通过客户关系管理系统对历史索赔进行统计分析,找出可能面临的风险点,提前进行防范。

对于客户提出的索赔,首先要核实损失是否真实产生,查询相关业务单证是否符合,与客户立约的服务条款是否一致,以此判断索赔是否有依据。如果需要,也可以视情况对损失货品进行鉴定确认。只有经过认真审核证实索赔事由和数额都符合规定,才进行补偿。

你可以评估现有的索赔处理流程,检查各个环节是否需要改进。例如是否可以授权一些轻微索赔权限下放,减少上报次数;是否可以使用电子方式处理部分文件进行网络审批,节省时间;是否可以指定专员负责某类常见索赔,提高处理效率等。定期统计各类索赔处理周期,找出瓶颈改进。