外贸卖家如何在发邮件和打电话之间做出决定？

无论外贸卖家是通过电话还是电子邮件开发买家，所有的沟通都需要谨慎处理。当卖家决定是通过电话还是发送电子邮件时，卖家需要查看以下建议：

1、选择合适的时间和日期

据统计，一个人更有可能在工作日和周末接听他们的电话。换句话说，最好在买家当地时间下午3点以后，周四和周五比周一好。

但是如果潜在买家在此期间不接电话呢？在这种情况下，请留下一封语音电子邮件。语音电子邮件的回复率也会在一天晚些时候增加，因为人们经常在晚上回家前查看电话信息。

在买家下班前10分钟或下班后10分钟发送电子邮件的理想时间。因为他们可能会准备回家或开会，他们可能会在这些分钟内在智能手机上阅读电子邮件。如果卖家同时向买方发送电子邮件，卖家的信息将弹出，而不是埋在其他电子邮件下。

2、搞清楚卖家的需求

卖家联系对方的目的是什么？安排会议吗？还是得到反馈？找出卖家自己的需求将帮助决定是打电话还是发电子邮件。

此外，卖家还需要知道卖家的要求是强还是一般。强烈的要求意味着卖家需要潜在买家承诺做一些事情，比如会议或试用产品；通常需要反馈或推荐。

一旦卖家知道自己的目标，并确定它是强要求还是一般要求，就很容易在电话或电子邮件之间做出选择。

如果卖家提出了强有力的要求，打电话说服或解释要容易得多。

如果卖家提出一般要求，写一封电子邮件，可以用几行简短的文字来实现，不要占用潜在买家的时间。

但有趣的是，一些卖家采取了相反的方法：要求买家通过电子邮件进行视频会议，并打电话处理一些简单的问题。为什么？因为害怕在电话里被拒绝，所以卖家不应该让恐惧阻碍与买家的联系。

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常见问答(FQAS)

不同的客户或不同项目,最佳沟通方式可能不同。一般来说,电子邮件更适合提供产品或报价信息,手机通常用于建立紧急联系。但无论使用何种通道,保持友好和及时响应都是关键。

主动拨出电话未必是一个好主意,除非你之前已经与该客户有过接触。否则,客户可能会感到被骚扰。通过电子邮件首先介绍自己和公司,然后询问最佳的后续沟通方式是否更合适。

电子邮件应简洁明确,标题清楚扼要。开门段落应清楚阐述目的,并表达对客户需求的了解。语气应友好而不会太随意。内容应结构清晰,附有必要资料如报价单等。邮件结尾表达感谢,并表明愿意提供更多信息。

电话交谈应以聆听为主,了解客户真正需求。讲话语速应适中,态度亲切。必要时提要点作记录。如果无法立即答复,应先表示感谢,并紧随其后的答复。交谈结束前要获得进一步联系的许可。