掌握外贸函电的格式要求

外贸函电格式

一、英文邮件的格式

1. 平头式

平头式是指每一段开头都顶格写，没有空格，如下文：

Dear Helen ,

Could you please give me the offer sheet today? I have to check with my boss again for this order soon. Hope we could get deal.

By the way ， please also advise your booth number in Canton Fair，and I will discuss with you about some new items there.

Thanks and best regards ,

Lion

2. 缩进式

缩进式更像传统的英文信函，每段开头要空四个字符，如下文：

Dear Mark ,

Samples will be prepared soon. Please confirm that you will pay for the samplecharge this time.

Attached you could find the Pl with our bank account. Please settle the payment and send me the receipt.

Thank you !

Yours sincerely,

Candy Wang

二、外贸函电的格式选择

平头式邮件模板更符合现代商务的便捷式要求，得到越来越多人的喜爱，使用率相对更高。而缩进式更加广泛使用于平时的书信或传真，写法相对正式。"外贸函电"是包含"函"跟"电"两个部分的，"函"指的是"信函"，"电"指的是"电邮"。另外也有一种平头式和缩进式穿插的"混合式"邮件。

总之，希望上述内容对各位卖家有帮助。

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常见问答(FQAS)

了解常见外贸函电格式结构,主要包含标题、日期、收件人、发件人、主题内容等部分。掌握不同主题内容对应的格式,如询价函、报价函、订单确认函等。多练习书写格式规范的例子将有效加深记忆。

首先确定函电主题,选择相应的格式模板。注意日期、收发人信息的位置。将主要信息按格式要求逐项写明,如货名、货号、数量等。检查格式是否错误,如是否遗漏了某项信息。最后审核内容是否正确,语言表达 whether层次。多练习能培养出标准格式写作能力。

检查语言表达主要从以下几点:是否词汇使用准确,不出现生词差错;是否语法结构正确,避免错误;是否表达流畅连贯,不生硬俗套;信息表达是否清晰完整;文件总体层次是否合理。必要时可寻找专业人员辅助检查,注意修改建议,以提高语言水平。