书写外贸函电的原则

外贸函电书写原则

一、Courtesy 礼貌

外贸函电撰写的目的是为了交流业务信息，建立和维持良好的商业伙伴关系，因此，语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。例如:

We have received with many thanks your letter of 20 May，and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed,which you requested in your letter of 20 May.

二、Consideration体谅

在撰写外贸函电时，应从对方的角度出发考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。例如:

"You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month." 比 "We allow 2 percent discount for cash payment.We won't be able to send you the brochure this month." 的用法要好。

三、Completeness完整

一封商业信函应包含各项必要的事项，如邀请信应说明时间、地点等，避免寄出含糊不清的信件。

四、Clarity 清楚

意思表达明确，要注意避免用词错误、注意词语所放的位置。

五、Conciseness 简洁

避免不必要的重复，不仅仅浪费客户时间也容易给人留下工作能力不强的印象。短句、单词的运用:Enclosed herewi th----- >enclosed at this time----- >now due to the fact that----->because . a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000

六、Concreteness 具体

就是工作上必须让客户知道的细节一定要具体列举出来。

七、Correctness 正确

在信息(型号、尺寸、价格、货期等)得到确认之后，准确地反馈给客户。反复更改已经确定好的信息会留给客户不好的印象，所以日常工作中这些

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常见问答(FQAS)

A1:外贸函电的格式样式一般包含:发件人、收件人、日期、主题及内容四个部分。主题部分应简明扼要清楚表达意思,内容部分应以段落结构清晰表达意思并提供完整详细信息。

A2:外贸函电的内容写作应该重中朗、枯燥而有条理。应具体描述业务事项,提供足够详细信息供对方参考,切忌含糊或遗漏重要信息。语言应简洁明确,陈述事实而不营造,字词应准确描述真实情况。

A3:外贸函电英文写作应遵循正确的语法结构及格式要求,包括:使用简明而友好的开头语;按时间顺序或逻辑顺序排列主要内容;使用过渡词汇连接各段内容;使用简洁明确的结束语作总结。同时应注意英文表达应准确恰当,意思传递清晰。