了解外贸业务中PI与PO的知识

外贸人必知的PI与PO知识

一、PI（Proforma Invoice）：形式发票

1. 是销售方发给采购方的，类似于国内贸易中的销售合同。

2. 将准备出口货物的名称、规格、数量、单价、估计总值等等开立一种非正式的参考性发票，以供进口商向其本国金融或外贸管理当局申领进口许可证和核批外汇之用。

3. 由于它不是一种正式单据，既不能用作交易双方的记帐依据，也不能用于托收议付，对交易双方更无最终约束力。

4. 一般的操作是价格和客人谈好之后，客人传一份PO，卖家做好Sales contract或者Performa Invoice，等客人签字回传后，这份定单就可以正式确认了。

5. 有些客户没有PO给供应商，只要求供应商根据确定好的产品、价格、交货期等做好PI给他确认，一旦确认，就等同于真正的合同。

6. 虽然只是形式发票，但很多客户都把它当成正式合同,双方签署的任何PI都是有效的。

二、PO （Purchase Order) ：采购订单

1. 采购方发送PO到销售方去。

2. PO是正式的合同文件,两个PO即是两个正式的合同文件。

3. 供应商在拿到PO之前要核对相关内容，如果有问题要修改并与客户协商。

4. 供应商在这个时候也要尽量再做一份PI ( Proforma Invoice) 给客户确认,以防止出问题。

5. 少部分客户将PI理解为一个正式报价单而已,并非合同或者形式发票。

总之,在外贸行业中,PI与PO都是必不可少的文档,对于外贸人员来说必须要明白这两者之间的区别并把握好使用方法,才能保证在国际间的相关交易流畅运作,避免出问题。

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常见问答(FQAS)

PI是Purchase Inquiry的缩写,意为询价,指买方向供方发送的询价请求。PI通常包含了买方对某一产品的定性参数及数量要求,供应商收到后会根据PI中的要求开出报价供买方选择。

PO是Purchase Order的缩写,即采购订单。指买方根据供应商报价后,正式下达的采购订单。PO中通常包含产品清单、价格、数量、交货日期、付款条件等商务条款,成为买卖双方履行合同的依据。

PI仅仅是买方询问产品价格和数量的请求,供应商收到后会开出报价,但未形成合同义务。而PO是买方根据报价选择供应商后正式下达的采购订单,此时买卖双方产生了履约义务。

PI发出后供应商会根据买家提供的产品细节开出报价,这为双方选择合作伙伴奠定基础。PO的下达标志着买卖双方达成一致,形成外贸合同,为货物交付付款等后期工作提供依据。二者构成了外贸业务从询价到成交的流程。