新人外贸人员应该准备什么材料进行报价和寄发样品

外贸新手：报价和寄样品单准备

一、报价准备

1.当买家询问更多商品时，列出一个excel表格，让买家一目了然。

2.当买家给出的价格低于你的成本时，表现出你的专业和真诚去打动对方。

3.要想说服买主，就必须提出各种理由，告诉买主市场上这类产品有多少种类、价格区间以及A价格的原因是什么？价格B的原因是什么？并且你们把自己的产品定在C价位的理由是什么？

4.查看是否有任何数据可以支持你的观点，比如原材料价格等。

5.是否需要减价？取决于你。在某些国家，有些买家会感觉到，一旦降价，就会降低质量分数。若有，他们不会与你合作。

二、寄送样品单准备

1.客户如果第一封信就问您要样品时，先考虑清楚后再回复。

2.如果快递费不只是一件样品时，要考虑是否真的需要样品来检验产品质量。

3.或者直接把你的产品图片、产品操作视频、工厂图片、工厂视频直接发给买家。

4.如果前期沟通还不错而寄送样品后买家反应不好时，先弄清产品本身的质量问题还是说样品运输过程中引起的问题。

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常见问答(FQAS)

主要需要准备公司简介、产品目录或样品册、报价单以及标签等基本材料。公司简介需要包含公司简称、地址、联系方式等基本信息。产品目录或样品册中需要详细列出产品规格参数和图片。报价单需要写明产品名称、单价、数量等。标签上需注明中文与英文产品名称及公司名称。

在报价时需要注明报价有效期。在寄样时需要准备好托运单并注明产品名称、数量及目的地信息,外包装要牢固妥善防止损坏,并在包装外清晰标注产品名称和“Sample”标识。随信附上报价单副本,并过夜或速递寄送以保证及时送达。

在口语交流中需要注意不要使用过于生僻难懂的词汇,语速应控制在宜人的范围内;邮件往来中需用正式的语气和格式,避免涉及个人信息,重要信息需要双重确认,勿误发信息。另外也要注意拼写与格式的完整性,避免出现令人误解的情况。