外贸跟单员在收到订单后应当怎样做？

收到订单后外贸跟单员应该做什么？

一、接单方法

客户下单有多种形式，跟单员需要将它们转化成书面订单，并且要注意在颜色、数量等方面存在的问题。

二、订单的审查

每张订单不同，包含花型、面料、工艺等，关键是要明确公司能否满足客户的要求，还要分清此单是加工单还是OP单。

三、开生产单、流程卡

开始生产之前，在生产单上务必将客户要求写清楚，向仓库核对原材料是否足够本单生产。

四、及时跟进

在生产过程中如遇意外情况不能满足客户要求时，应及时将情况反映到公司并找到解决办法。

五、小样

打小样也是为了确保公司做出来的产品能够满足客户的要求。

六、修改定单

当客户有修改要求时，要重新下单并重新开单交生产部生产；当客户取消订单时，应及时收回旧的相关信息。

总之，外贸跟单员在接到新的定单后，应该早作准备、努力工作，尽最大努力帮助企业实现定单目标。

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常见问答(FQAS)

对于新接到的订单,外贸跟单员应第一时间与客户联系,通过电话或邮件了解订单中的具体商品名称、型号、数量、包装要求等重要详情,以防信息遗漏或理解错误。

收到订单后,应与内部生产部门联系,获取生产计划,并定期跟进进度,核对是否有延误。同时与物流部门配合,掌握产品出库和运输安排,及时发送物流单给客户。

客户可能会就订单细节或进度提出疑问,跟单员需要及时回复,解答客户疑虑。如果无能力解答,应转接给相关部门,确保问题得到妥善处理。

根据订单内容,及时为客户出具报价单或发票,为后续结算打下基础。报价单和发票需要按规定格式,反映订单真实内容和价格,以便客户确认。

应主动与客户联系,了解订单付款时间安排,若运输前需预付款,还需及时截取和跟进付款事宜。收到付款后进行相应资金结算。