如何向外贸客户通知验货未通通过的情况？

验货未通过如何告知客户

一、报告输出

1. 第三方验货专业性强

2. Fail/Not Conformed 报告出具

3. Pending/Hold 报告出具

二、邮件模板

Dear Eva,

Sorry to inform you that we failed in the final inspection. Please find the report issued by SGS in attachment.

Would you like us to apply the re-inspection after re-work? Thank you !

Sincerely,

Stephy

三、常用语句

1. Sorry, we failed in the final inspection.

2.1 don't think re-inspection is needed.

3. We have our own inspection team to do the quality control.

4. The testing report was isued by TUV Rheinland.

5. No problem, we will absorb the re-inspection charge.

四、总结

最后，希望上述内容对各位卖家有帮助。

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常见问答(FQAS)

验货未通过情况下,应及时以邮件或电话的方式告知外贸客户,说明产品中存在的质量问题及需要补充的证明材料,同时清点问题产品的数量,并告知后续处理流程,以稳定客户的情绪。

在说明产品质量问题时,需选择中立而友好的语气,避免直接指责产品问题,可以说“在本次验货中,我们发现某些产品在材料或者功能上可能有一定问题需要重验”,同时详细说明问题产品的具体不合格点,并表达将和客户一起解决问题的立场。

若客户质疑产品问题并要求赔偿,可委婉解释产品差异可能来自生产和运输过程中的正常现象,同时提供第三方检测报告证明产品问题,同时表达理解客户的立场,表示将认真研究问题并与客户协商合理的补偿方式,以维护长期合作关系。