如何通过邮件向外贸客户报告验货未通过？

验货未通过怎么发邮件告知外贸客户？

一、 判断验货是否通过

对于外贸客户来说，每次询单都需要确保品质，所以验货是必不可少的一步。一旦请第三方验货，相对而言对货物和品质的检验会非常专业，往往能发现一些普通验货员或者工厂质检员不容易发现的问题。

二、 验货未通过情况

一旦有特别的问题，或者AQL超标，就会被出具Fail或 Not Conformed 的报告，拒收货物。还有一种情况，就是货物达到了AQL标准，但是还有一点小问题，验货员无法自己做主，需要给客户确认，这种情况一般就出具 Pending或 Hold的报告，意思是"暂定"。

三、 如何发送邮件告知外贸客户

1. 向外商表明态度: 无论是Fail还是Pending/Hold,都要立即向外商表明态度,真诚地道歉,并充分说明情况;

2. 提供相关文件: 有效地展示出3方的测试报告,如SGS,TUV Rheinland,并在邮件中作出有效的文字说明;

3. 详细列出可采取的补救措施: 对于有不少小问题的情况,也要详细列出具体的补救措施,然后也要主动承担合理的补救成本;

4. 请外商回复: 根据不同情况,可以看到外商对此有何看法,如再重新加工重新验,是否能通过AQL标准,甚至是要全部拒收;

5. 提供并替代方案: 如外商要求全部弃用,也要根据情况主动地为外商提供并替代方案。

四、 邮件模板

Dear Eva,

Sorry to inform you that we failed in the final inspection. Please find the report issued by SGS in attachment.

Would you like us to apply the re-inspection after re-work? Thank you !

Sincerely,

Stephy

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常见问答(FQAS)

尊敬的客户:很抱歉地通知您,我们公司最近一次向您发送的货物批次通过质量检查时没有通过。请允许我解释下原因。

是的,直接说明失败原因对客户来说会更好。例如:\"根据我们的质量标准,部分产品外观上的划痕数量超过了限定值。我们认真检查了生产过程,并采取惩罚性措施以防止此类问题再次发生。\"

尽管质量问题不属于您个人造成,但作为代表,您应明确表明对此感到抱歉。例如:\"对此次质量问题,我们深感歉意。我们将以客户为本,采取一切必要措施以防止类似事故再次发生。\"

是的,提供补救或退货政策很重要,以平息客户怨气。例如:\"我们将按照标准退回不合格产品,或提供可选方案以满足您的需求。如有任何其他问题,请与我们联系。\"

谢谢您的理解和支持。如果您有任何其他问题,请随时联系我们。我们将竭尽全力为您提供最好的服务。谢谢!