验货未通过怎么发邮件告知外贸客户？

一旦请第三方验货，相对而言对货物和品质的检验会非常专业，往往能发现一些普通验货员或者工厂质检员不容易发现的问题。这种情况下该如何告知客户呢？

一旦有特别的问题，或者AQL超标，就会被出具Fail或 Not Conformed 的报告，拒收货物。还有一种情况，就是货物达到了AQL标准，但是还有一点小问题，验货员无法自己做主，需要给客户确认，这种情况一般就出具 Pending或 Hold的报告，意思是“暂定”。

一、邮件模板

Dear Eva,

Sorry to inform you that we failed in the final inspection. Please find the report issued by SGS in attachment.

Would you like us to apply the re-inspection after re-work? Thank you !

Sincerely,

Stephy

二、常用语句

1. Sorry, we failed in the final inspection.

抱歉，我们最终没有通过验货。

2.1 don't think re-inspection is needed.

我认为重验没有必要。

3. We have our own inspection team to do the quality control.

我们有自已的验货团队来控制产品品质。

4. The testing report was isued by TUV Rheinland.

测试报告是由TOV莱茵公司出具的。

5. No problem, we will absorb the re-inspection charge.

没问题，我们会承担重验的费用。

希望上述内容对各位卖家有帮助。

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常见问答(FQAS)

可以采用如下方式告知客户:

在邮件中详细说明验货结果没有通过的原因,如发现货物破损、货物数量不符等,并附上验货报告或图片作为证据。同时说明下次重新送货的时间安排,以满足客户需求。

若原因是防损包装不当导致的,可以告知客户下次将更加重视防损包装,以避免同样问题再次发生。如果原因是货物数量不对,可以告知下次将采取双核对方式来避免数量错漏。

在邮件开头表达对因货物验货未通过给客户造成的打扰表示歉意,并感谢客户长期以来的关照和支持。同时表明将尽快采取补救措施,确保下次送货的质量。这样比较得体高效。